Privacyverklaring Vitamine Z

Deze privacyverklaring is van Stichting Vitamine Z, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 65763351. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hieronder staat hoe wij omgaan met persoonsgegevens en wat je hierin van ons kunt verwachten.

Waarvoor verzamelt en verwerkt Vitamine Z persoonsgegevens

Vitamine Z verzamelt en verwerkt jouw persoonsgegevens om onze doelstellingen als Stichting, zoals beschreven in onze missie en visie, te behalen. Ons werk bestaat voornamelijk uit het organiseren van evenementen en workshops. Om onze doelgroep te bereiken is de communicatie via social media, onze website en via mailings cruciaal. De meeste gegevens die wij verzamelen staan in dienst van deze communicatie. Hieronder lees je in meer detail voor welk doel wij welke gegevens verwerken.

Welke gegevens verzamelen wij en wat doen we ermee?

  1. Deelname aan een evenement van Vitamine Z of Icarus Amsterdam

Om deel te nemen aan evenementen en workshops van Vitamine Z moet je een plaats reserveren via www.yourticketprovider.nl. Hiervoor verwerken we met jouw toestemming je NAW-gegevens, e-mailadres, geboortedatum. Daarnaast kan er gevraagd worden om je organisatie, functie, geslacht en dieetwensen (in geval van catering). Betalingen vinden plaats via iDeal.

Om deel te nemen aan onze meditatiecursus dien je zelf contact op te nemen met ons via telefoon, e-mail, sms of Whatsapp. In dit geval deel je gegevens vrijwillig door contact met ons op te nemen.

  1. Enquêtes

Om inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze evenementen ervaren en om ervoor te zorgen dat onze activiteiten steeds beter aansluiten bij onze doelgroep, kunnen wij je na het bezoek aan een van onze evenementen een enquête toesturen. Uiteraard is het helemaal aan jou of je meedoet met de enquête of niet. Wanneer je de enquête ingevuld naar ons terugstuurt geef je ons toestemming om de gegevens daarin te verwerken. Wanneer we de enquêteresultaten langere tijd bewaren, zullen we deze anonimiseren.

  1. Nieuwsbrief

Om je op de hoogte te houden van onze activiteiten verzenden we een maandelijkse nieuwsbrief. Om je hiervoor in te schrijven verwerken we je voornaam en e-mailadres.

In het aanmeldformulier geef je ons toestemming om deze gegevens te verwerken en om er zeker van te zijn dat je de nieuwsbrief te ontvangen sturen we je na het aanmelden een opt-in. Wil je de nieuwsbrief niet meer ontvangen, dan kan je met de link onderaan de nieuwsbrief zelf uitschrijven.

  1. Social media

Vitamine Z maakt gebruik van Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Wanneer je onze pagina’s bezoekt, een reactie achterlaat op een bericht of ons een privébericht stuurt, dan laat je conform de voorwaarden van deze social media platforms gegevens bij ons achter. Wij maken gebruik van de mogelijkheden die deze platforms bieden, maar voegen geen extra data (zoals e-mailadressen) toe aan deze platforms.

  1. Websites en cookies

Vitamine Z beheert twee websites: http://vitamine-z.nl/ en http://icarus-amsterdam.nl/. Op beide sites wordt je IP-adres geanonimiseerd voordat Google Analytics er gebruik van maakt. Daarnaast zijn er een aantal functionele en analytische cookies actief op deze websites. Deze zijn nodig voor het functioneren en verbeteren van onze websites.

  1. Relaties

Om onze activiteiten tot een succes te maken, bouwen we graag op onze zakelijke relaties, sprekers, artiesten en vrijwilligers. Als we een samenwerkingsverband met je aangaan, of in de toekomst met je willen samenwerken, slaan we je contactgegevens op in onze database en kan het zijn dat je af en toe een mailing van ons ontvangt. Dit doen wij op basis van het ‘gerechtvaardigd belang’ van Vitamine Z. Uiteraard gaan we zorgvuldig met je gegevens om en kan je het altijd aangegeven als je liever niet benaderd wordt door Vitamine Z.

  1. Donaties

Om te doneren aan Vitamine Z maak je zelf via je bank een bedrag over op de bankrekening van onze Stichting. Wij bewaren een overzicht van financiële transacties waar jouw bankrekeningnummer en tenaamstelling opstaan. Dit is een wettelijke verplichting en wij moeten deze overzichten minimaal zeven jaar bewaren.

  1. Campagnes: Foto’s en video’s

Voor PR-doeleinden maken we foto’s en video’s van onze evenementen, die we voornamelijk op Facebook delen met onze volgers en gebruiken voor advertenties. Onze fotografen en videomakers kunnen niet iedereen individueel om toestemming vragen, daarom beroepen we ons op ‘gerechtvaardigd belang’ van de Stichting om foto’s en video’s te maken van onze bezoekers. We communiceren zo goed mogelijk aan de bezoeker dat er op een evenement foto’s en video’s gemaakt kunnen worden. En wie liever niet op de foto of op video komt kan dit aangeven bij de organisatie.

Voor sommige campagnes verzamelen we ook foto- en videomateriaal die mensen van zichzelf (laten) maken. In dat geval geeft degene die dit materiaal met ons deelt ons toestemming om het te gebruiken door middel van het tekenen van een ‘quitclaim’ en daarmee af te zien van het portretrecht.

Met wie delen wij je gegevens?

Vitamine Z deelt jouw gegevens nooit met derden, behalve als dit in lijn is met de doeleinden die hierboven staan beschreven. Dat geldt voor:

  • Yourticketprovider om plaatsen te reserveren voor onze evenementen. Hun privacybeleid vind je hier.
  • MailChimp om onze nieuwsbrief en enquêtes te versturen. Hun privacybeleid vind je hier.
  • De Triodos bank voor het ontvangen of overmaken van betalingen.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Wij bewaren je gegevens nooit langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor we ze hebben verwerkt.

Jouw rechten

Conform de AVG kan je ons verzoeken om je gegevens in te zien, te wijzigen of (deels) te verwijderen. Ook kan je bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor bepaalde doeleinden. En heb je recht op dataportabiliteit, d.w.z. dat wij jou je gegevens in een overdraagbaar format zoals een .csv-file opsturen zodat je deze kan delen met een andere organisatie waar je je gegevens mee wilt delen.

Verzoeken kunnen opgestuurd worden naar info@vitamine-z.nl. Vitamine Z is om je identiteit te verifiëren voordat wij je inzicht mogen geven in je gegevens. Stuur daarom een kopie van je identiteitsbewijs mee met het verzoek. Maak hierin je pasfoto, paspoortnummer, de nummerreeks onderaan en je Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar, ter bescherming van je privacy.

Beveiliging

Wij streven ernaar om jouw gegevens in een zo veilig mogelijke omgeving op te slaan. Maatregelen die we nemen zijn onder andere:

  • Het beveiligen van netwerkverbindigen met SSL (herkenbaar aan het slotje voor onze URLs).
  • Twee factor authenticatie op onze online platforms.
  • De toegang tot data beperken tot de medewerkers die die gegevens nodig hebben.
  • Het beveiligen van offline-databestanden met een wachtwoord.
  • Het trainen van onze medewerkers om bewust om te gaan met persoonsgegevens en het beveiligen van data en systemen.

Vragen of klachten

Heb je vragen of klachten over hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan? Stuur dan een mailtje naar info@vitamine-z.nl.